ste
MJ Pro Konsultointi Oy on sitoutunut suojelemaan rekisteröityjen oikeuksia ja pitämään henkilötiedot turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten MJ Pro Konsultointi Oy kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja.
Tämä tietosuojaseloste sisältää yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 14 artiklan mukaiset toimitettavat tiedot, kun henkilötiedot ovat kerätty muualta kuin rekisteröidyltä itseltään.
1. Rekisterinpitäjä
MJ Pro Konsultointi Oy
Y-tunnus: 2876206-6
Elinankuja 6
36420 SAHALAHTI
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Matti Juusela
MJ Pro Konsultointi Oy
Elinankuja 6
36420 SAHALAHTI
mjproconsulting@mjpro.fi
3. Rekisterin nimi
MJ Pro Konsultointi Oy:n asiakasrekisteri
4. Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste on sopimuksen täytäntöönpaneminen (artikla 6.1.b)) ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu (artikla 6.1.f)). Yhtiö harjoittaa luvanvaraista ja laissa säädettyä ammattimaista konsultointitoimintaa, jolloin henkilötietojen käsittely voidaan katsoa edellä mainituilla perusteilla tarkoituksenmukaiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on konsultoinnin toimeksiantajan kanssa laadittavien konsultointisopimusten mukaisten tietojen ja velvoitteiden kirjaaminen sopimuksiin sekä toimeksiantajan tietojen ylläpito laskutusta ja asiakasyhteyttä varten.
5. Rekisteröityjen ryhmä
Rekisteröityjen ryhmä koostuu MJ Pro Konsultointi Oy:n toimeksiantajien yritys- ja yhteyshenkilötiedoista.
Rekisteriin voidaan tallentaa myös konsulttitoimeksiantoihin välttämättömästi liittyviä muita henkilötietoja. Näitä voivat olla mm. toimeksiantajan, viranomaisten ja edustamaan oikeutettujen henkilötiedot.
6. Rekisterin tietosisältö
Yrityksen nimitiedot
Yrityksen yhteyshenkilöiden nimitiedot
Yrityksen y-tunnus
Osoitetiedot
Puhelinnumerot
Sähköpostiosoitteet
Toimeksiantajan ilmoittamat toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot
Tarvittaessa julkisista rekistereistä saatavat toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot
Laskun ja sen maksamista koskevat tiedot
Muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietojen ensirekisteröinti tapahtuu pääasiallisesti toimeksiantajalta vastaanotettujen tietojen pohjalta. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyltä itseltään, luottotietorekistereistä, verohallinnolta, väestörekisterikeskukselta ja numeropalveluita tarjoavilta palveluntuottajilta. Yhtiö toteaa, että edellä mainitun listauksen ei ole tarkoitus olla tyhjentävä.
8. Säännönmukaiset vastaanottajaryhmät
Tietoja luovutetaan rekisteristä toimeksiantosopimusten ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa toimeksiantajalle ja rekisteröidylle, Yhtiö toteaa, että edellä mainitun listauksen ei ole tarkoitus olla tyhjentävä.
Lisäksi rekisterinpitäjä voi käyttää tietojen käsittelyssä ulkopuolista taloushallinnon palveluntarjoajaa, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Rekisterinpitäjä tällöinkin vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yhtiö ei luovuta tai siirrä yritys- tai henkilötietoja EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilyttämisaika
Rekisteritietoja säilytetään aina niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen ja/tai konsulttitoimeksiannon hoitamiseksi. Tällöin yhtiö päivittää rekisteröidyn tietoja säännöllisesti varmistaakseen tietojen ajantasaisuuden.
11. Profilointi
Yhtiö ei tee keräämillään rekisterin tiedoilla profilointia.
12. Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekisteröidyn henkilötietoja käsittelevä henkilö on käynyt tietosuoja-asetukseen liittyvän koulutuksen ja pitää yllä vaadittavaa osaamista. Rekisterin tietoja voivat käsitellä ainoastaan kohdassa 2 mainittu rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja kohdassa 8 mainittu taloushallinnon palveluntarjoaja.
Yhtiö käsittelee rekisteröidyn tietoja sekä manuaalisena että sähköisenä aineistona.
Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto skannataan sähköiseen muotoon ja tallennetaan osaksi rekisteriä. Manuaalinen aineisto, jota yhtiö ei voi tuhota (dokumentin alkuperäisvaatimuksen vuoksi) säilytetään lukituissa tiloissa.
Sähköinen aineisto
Yhtiö on toteuttanut tarpeelliseksi katsomansa tekniset ja organisatoriset toimenpiteet rekisterin suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja käytöltä. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa erilaiset käyttäjätunnukset ja sanasanayhdistelmät sekä suojatut tiedonsiirtoyhteydet.
13. Tarkastusoikeus ja henkilötietojen korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti ja yksilöidysti siten, että yhtiö kykenee varmistumaan rekisteröidyn henkilöllisyydestä. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnönesittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Tarkastuspyyntö tulee esittää rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (kohta 2). Tarkastuspyyntö voidaan esittää kerran vuodessa kuluitta, jonka jälkeen yhtiö perii hallinnollisena maksuna 50 euroa tarkastuspyynnön aiheuttamasta työstä. Yhtiö vastaa pyynnönesittäjälle yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyn ajan puitteissa (pääasiallisesti kuukauden kuluessa pyynnön esityksestä).
Mikäli rekisteröity toteaa tietonsa virheelliseksi, rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista tai poistamista, ellei nämä tiedot ole välttämättömiä toimeksiantotehtävien hoitamiseksi. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on vastaanottanut virheellisen tiedon, mikäli ilmoittaminen ei ole kohtuutonta. Korjauspyyntö tulee esittää rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (kohta 2).
14. Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä esimerkiksi siihen saakka, kunnes rekisterinpitäjä varmistaa tietojen paikkansa pitävyyden. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa suoramarkkinointia. Yhtiö toteaa, että tämä ei harjoita suoramarkkinointia rekisterin asiakkaisiin näiden asemaan perustuen. Yhtiö voi kuitenkin harjoittaa kohdennettua sähköistä markkinointia niiden asiakkaiden osalta, jotka käyvät yhtiön kotisivuilla ja jättävät yhtiölle yhteydenottoon liittyvät yksilöidyt yhteystiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
15. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, esimerkiksi yhtiön muuttaessa henkilötietojen käsittelyä koskevaa menettelyään ja viranomaisten ohjeistuksen tai lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.6.2018.
